デジタルツールとしてExcelを活用

ある企業で営業部員約1,000人分の日次の実績表を毎朝作っていました。
具体的に言うと、1番から1,000番まで毎日順位表が作成され、
支店トップの〇●さんは全国で第△位、
■□の商品をi日間 n個多く売れば全国順位1位になれる、
というシミュレーションもします。

以前は前々日データを5人がかりで丸1日かけて集計、作表していました。

しかし、Excelを活用するようになり、必要な人員は5人→1人になり、
しかもデータは最新のデータ、所要時間も数分になりました。

Excelを活用するにあたり、ワークシート関数を使用することになったのですが、
その数式を見ればどのデータを参照しているかわかるため、
引き継ぎの時間、手間も大幅に短縮できるおまけつき。
※引き継ぎの諸々の手間は短縮できるのは事実ですが、
　それでもやはり引き継ぎはきちんとやった方が絶対に良いです！

その集計に使用されるデータは個人情報が含まれているため、
個人情報の漏洩の可能性も軽減されました。

上記の例はたった1,000人分の売上データだけなので、
効率化の点からいえば控え目かもしれません。
20,000件のデータ処理の場合はもっと「圧縮率」が顕著です。

20,000件の申請書を5分類し、
簡単な乗除加減の計算に間違いがないかなどの
いくつかのチェックポイントのあるデータを集計した場合は,
もっともっと差がつきました。
この場合のExcel未導入時は20人の外注テンポラリースタッフを使用し、
1ヶ月かけても完遂できませんでした。
ですが、Excel導入でテンポラリースタッフ2名、
期間も3日で済んでしまいました。

このように強力な助っ人となりうるExcelですが、
アナログ機器を扱うのと同じように扱っていては、
生産性アップは不可能です。

Excelをデジタルツールとして使用してこそ、
初めて大幅な効率化が可能なのです。

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