突然ですが、私が「危な～～～～～～い！！！！」と思っているシーンがあります。
営業事務の方がやっているのをよく見かけるのですが…
それは電話でお得意先(？)と話をしながら電卓を叩いているところ。
人間は同時に複数のことをするのが苦手な生き物だそうです。
マルチタスクに自信があってやっているのかもしれないですが、
人間である以上、必ず間違いをします。
先方の話を聞き漏らしたり、また計算ミスをしたり、
色々なことが想定されますが、
まあ一言で言って、
そんな危なっかしいこと止めた方がよいです。
第一、複雑なことをしている時って、
すごくストレスを感じませんか？
どちらもちゃんとしようとして、
モノタスクの時よりもはるかに脳は
大変な思いをしてるはずなのです。
加えて電卓ですが、
パッと取り出して消費税を計算したり、っていう場面では大活躍するは事実です。
ですが、売上の計算にはExcelの方が圧倒的に使い勝手がよく、
計算過程が可視化できたり、間違えたら元に戻れたり、
電卓にはない優秀な機能が備わっています。
さらにワークシート関数が使いこなせれば、
ありえない数値が誤って入力された時などアラートを出すことも可能です。
入力こそ人の手で行わなければならないことも多いですが、
その手間は電卓もExcelも変わりません。
であるならば、万が一ミスをした時の
リカバリーが容易なExcelを断然お勧めします。
さらに集計作業ならワークシート関数を使えば、
Excelが自動で計算してくれるため、
従来の手作業の時の「ちゃんとしなくちゃ」やら
「間違えたらダメだ」などのストレスから人間の脳は解放されます。
Excelに委託した分の脳の領域を顧客対応などの人間でしかできない仕事にそそぐことができます。
Excelは人間と違って計算間違いはしませんし、
顧客対応に全神経を集中しますので、
重要な部分の聞き漏らしなども発生しにくくなります。
色々つらつら書いてきましたが、
要はExcelに任せるべきは全て任せると時間も手間もかからず、
その上ストレスも減るというお話でした。
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